Factura electrónica: cuenta atrás para el fin de la digitalización certificada de facturas
La obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas, que emana de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, supondrá un revulsivo en la forma de emitir, recibir, contabilizar y conservar las facturas por parte de las empresas.
Cuando entre en vigor la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas entre empresas, éstas se verán obligadas a cambiar la forma en que interactúan entre ellas y a cambiar sus procesos de facturación.
También se verá afectada la forma en que se registran en contabilidad las facturas recibidas, ya que al recibirse en formato electrónico, los programas contables deberán facilitar su incorporación a la contabilidad de forma automatizada.
En este proceso, los contables deberán parametrizar a que cuenta contable se asigna cada factura electrónica recibida, para su correcta contabilización.
La recepción de las facturas en formato electrónico pondrá fin a la digitalización certificada de facturas.
¿Qué es la digitalización certificada de facturas?
La digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada. Esta imagen debe ser conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria (artículo 7 de la Orden EHA/962/2007).
¿Por qué la obligación de la factura electrónica pondrá fin a la digitalización certificada de facturas?
La Agencia Tributaria está colaborando con el Ministerio de Economía, debido a sus capacidades informáticas, para desarrollar una solución pública de facturación electrónica que podrán utilizar las pymes y los autónomos para la emitir y recibir facturas.
Estas facturas quedaran a disposición del emisor, receptor, Agencia Tributaria y Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. Esta última organización, con la finalidad de poder analizar los plazos de pago de las facturas y poder promover buenas prácticas que eviten la morosidad.
Las empresas y autónomos podrán utilizar este sistema público o uno privado, por lo que ambos sistemas convivirán.
Al recibirse las facturas en formato electrónico por cualquiera de estos sistemas, ya no se recibirán en formato papel, por lo que ya no será necesaria su digitalización. De esta forma cuando el sistema de facturación electrónica obligatoria este plenamente vigente, esto supondrá el fin de la digitalización certificada de facturas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) ya está en vigor desde octubre de 2022, en donde se introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales. Sin embargo, hasta que se apruebe y entre en vigor el real decreto de su reglamento, las empresas todavía tienen algo de margen para prepararse.
El real decreto entrará en vigor a los 12 meses de su publicación en el BOE. Además, su entrada en vigor también está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.
Por todo ello, la entrada en vigor puede que se posponga hasta finales del año 2024 o principios de 2025.
En relación a la obligación de informar sobre los estados de la factura, se aplicará de la siguiente manera:
- A los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6.010.121,04 euros, a los 36 meses de la publicación del real decreto en el BOE.
- A los profesionales cuya facturación anual sea inferior a 6.010.121,04 euros, a los 48 meses de la publicación del real decreto en el Boletín Oficial del Estado.
Hasta el transcurso de dichos plazos, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario.
Retos para las empresas derivados de la implantación de la factura electrónica
La implantación de la factura electrónica supone para las empresas tener que asumir los siguientes retos:
- Abordar la integración en plataformas privadas o públicas para la gestión de sus facturas emitidas y recibidas.
- Definición de nuevos protocolos de recepción y aceptación de facturas.
- Eliminación de los procesos de digitalización de facturas.
- Cambios en el archivo de facturas ya que se tendrá acceso a un repositorio digital de facturas.
- Adaptación del software de gestión y los procedimientos internos para facilitar el reporte de los pagos.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-