Facturas y justificantes para contabilizar gastos: requisitos, problemas y soluciones

La contabilización de los gastos de una empresa no suele plantear grandes dificultades cuando se recibe una factura correctamente emitida. Sin embargo, la realidad diaria es muy distinta. La falta de facturas o justificantes de gastos constituye una de las incidencias documentales más habituales en los departamentos de contabilidad y en las asesorías.

No es infrecuente que sobre la mesa del contable terminen apareciendo:

• Pagos con tarjeta de empresa de los que únicamente se conserva el justificante bancario.
• Transferencias realizadas para reservar pedidos cuya factura nunca llega.
• Recibos domiciliados cargados en el banco sin su correspondiente factura.
• Tickets o facturas simplificadas que no identifican al destinatario de la operación.

Estas situaciones generan dudas frecuentes desde el punto de vista contable y fiscal:

• ¿Son fiscalmente deducibles gastos sin factura?
• ¿Puede deducirse el IVA soportado de una factura simplificada?
• ¿Qué ocurre si la Agencia Tributaria solicita la documentación justificativa y el gasto no está debidamente documentado?

Cuanto mejor documentada esté una operación, menor será el riesgo de incidencias contables, fiscales o mercantiles. Por ello, resulta fundamental conocer las obligaciones legales aplicables y disponer de procedimientos que permitan obtener y conservar adecuadamente las facturas y demás documentos justificativos.

Normativa aplicable al soporte documental de los gastos registrados en la contabilidad

La necesidad de conservar facturas y justificantes no es solo una buena práctica contable, sino una obligación legal derivada de la normativa mercantil y tributaria.

• Normativa mercantil: los artículos 25 y 30 del Código de Comercio obligan a llevar una contabilidad ordenada y a conservar durante seis años la documentación justificativa de las operaciones registradas. Esto implica que los registros contables deben estar respaldados por documentos que permitan acreditar la realidad de las operaciones contabilizadas.
• Normativa tributaria: el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria establece que los gastos deducibles deben justificarse prioritariamente mediante factura cuando exista obligación de expedirla. Además, el artículo 97 de la Ley del IVA exige, con carácter general, disponer de factura para ejercer el derecho a deducir las cuotas soportadas. Además de su adecuada justificación, para que un gasto resulte fiscalmente deducible debe estar vinculado a la actividad económica y guardar correlación con la obtención de ingresos.

Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, establece los requisitos que deben cumplir las facturas completas y las facturas simplificadas.

Principales consecuencias de no justificar debidamente los gastos contabilizados

La falta de documentación suficiente puede tener importantes consecuencias:

• Imposibilidad de deducir el IVA soportado.
• Cuestionamiento de la deducibilidad fiscal del gasto en el Impuesto sobre Sociedades.
• Ajustes tributarios en procedimientos de comprobación.
• Incidencias en auditorías o revisiones contables.
• Dificultades para acreditar la realidad de determinadas operaciones.

Por ello, la obtención y conservación de facturas y justificantes debe formar parte de los procedimientos habituales del control interno de cualquier empresa.

¿Se puede contabilizar un gasto sin factura?

La ausencia de factura no implica necesariamente que una operación no pueda registrarse contablemente. Desde una perspectiva contable, lo relevante es que exista evidencia suficiente de que el gasto se ha producido y que afecta al patrimonio de la empresa.
Así ocurre, por ejemplo, cuando una empresa dispone del contrato, los correos electrónicos intercambiados con el proveedor y el justificante bancario del pago, pero todavía no ha recibido la factura correspondiente.

Diferencia de tratamiento de un gasto indebidamente documentado en el Impuesto sobre Sociedades y el IVA 

Puede producirse que un gasto se contabilice y resulte fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades, pero que el IVA asociado no pueda deducirse por falta de una factura válida. El tratamiento es diferente en estos dos impuestos:

• Impuesto sobre Sociedades: la Agencia Tributaria recuerda que la factura es un medio de prueba "prioritario, pero no privilegiado". Esto significa que determinados gastos sin factura pueden ser fiscalmente deducibles, si la realidad de la operación se acredita mediante otros medios de prueba admitidos en derecho. Será necesario analizar las circunstancias concretas de cada caso y la solidez del conjunto de pruebas disponibles para acreditar la realidad de la operación, su vinculación con la actividad económica y su correlación con los ingresos obtenidos.
• IVA: con carácter general, sin una factura válida no puede ejercerse el derecho a deducir las cuotas soportadas. Esto justifica la urgencia de reclamar siempre la factura de cada operación.

¿Puede deducirse el IVA de una factura simplificada?

Las facturas simplificadas, comúnmente conocidas como tickets, también pueden generar dudas frecuentes en la gestión diaria.
Con carácter general, la deducción del IVA soportado exige disponer de una factura que reúna los requisitos previstos en la normativa. Cuando se trata de una factura simplificada, el derecho a la deducción solo podrá ejercerse si incorpora los datos adicionales exigidos por el artículo 7.2 del Reglamento de Facturación, entre ellos la identificación del destinatario, su NIF, domicilio y cuota repercutida consignada separadamente.
Por este motivo, muchos tickets que se reciben en gastos de pequeño importe no permiten deducir el IVA soportado, aunque sí puedan servir como justificante de la operación para deducir el gasto en el Impuesto sobre Sociedades.
En el siguiente cuadro podemos ver cuándo se puede deducir el IVA o un gasto en el Impuesto sobre Sociedades según el tipo de documento.

Estrategias para conseguir facturas y justificantes de gastos

Aunque no siempre es posible evitar incidencias documentales, sí pueden adoptarse medidas que reduzcan significativamente su frecuencia.

Solicitar la factura en el momento de la compra

Muchas facturas se pierden porque se intenta obtenerlas semanas o meses después de haberse realizado la operación. Solicitar la factura en el mismo momento de la compra facilita la identificación de la transacción y reduce considerablemente el riesgo de incidencias posteriores.

Centralizar la recepción documental

La dispersión de documentos es una de las principales causas de pérdida de facturas. Por ello, resulta recomendable disponer de una dirección de correo específica para su recepción o utilizar plataformas de gestión documental que permitan almacenar toda la información en un único repositorio accesible para los responsables de administración y contabilidad.

Revisar periódicamente los movimientos bancarios

Los extractos bancarios y los movimientos de tarjetas constituyen una excelente herramienta para detectar operaciones pendientes de documentar. Una revisión periódica permite identificar incidencias rápidamente y solicitar la documentación antes de que transcurra demasiado tiempo desde la realización del gasto.

Establecer procedimientos para empleados y directivos

Las compras realizadas por trabajadores y directivos suelen generar problemas cuando no existen instrucciones claras sobre la documentación que debe solicitarse. La empresa debería establecer procedimientos internos que definan qué justificantes deben obtenerse, qué información deben contener y cuáles son los plazos para su entrega al departamento de administración y contabilidad.

Reclamar la documentación al proveedor

En muchas ocasiones la factura existe, pero no se ha enviado correctamente o se ha extraviado durante el proceso administrativo. Un simple correo electrónico o una solicitud a través del área privada del proveedor suele bastar para obtener una copia válida.
Además, conservar la prueba de estas reclamaciones puede resultar útil para acreditar la diligencia de la empresa en caso de futuras comprobaciones por parte de la Agencia Tributaria.

Apostar por la digitalización documental

La utilización de herramientas de gestión documental permite capturar, clasificar y archivar automáticamente facturas y justificantes, reduciendo significativamente el riesgo de pérdida.

Además, estos sistemas facilitan la localización posterior de los documentos, mejoran la trazabilidad de los procesos administrativos y agilizan las tareas de contabilización.

Esta tendencia se verá reforzada con la implantación de Verifactu, que impulsará la utilización de sistemas de facturación capaces de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Esto facilitará tanto la gestión documental como el control de las operaciones registradas.

Asimismo, la futura generalización de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales prevista en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, permitirá reducir incidencias derivadas de pérdidas documentales y facilitará la recepción automatizada de facturas por parte de las empresas.

A medida que estos sistemas se extiendan, será cada vez más sencillo integrar las facturas recibidas en los programas contables, automatizar parte de su contabilización y mejorar el control interno de los procesos administrativos y financieros.
En definitiva, la correcta contabilización de los gastos comienza mucho antes del registro contable. Establecer procedimientos internos adecuados

facilitará la obtención, revisión y conservación de la documentación justificativa de los gastos.

La obtención y conservación de facturas, la justificación de gastos y la correcta aplicación de los criterios contables y fiscales son cuestiones habituales en el trabajo diario de cualquier profesional contable. El Máster en Auditoría de Cuentas y Contabilidad del CEF.- proporciona una formación práctica y actualizada para afrontar con seguridad estos y otros retos del ámbito financiero y tributario.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF. -