1. Introducción
El objeto de la contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para ayudarles a tomar decisiones. Pero no son accesibles al público en general todos los datos contables; normalmente, éste sólo puede conocer la información contenida en ciertos estados financieros o contables, que son las cuentas anuales.
Las cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien esté interesado en ello. De ahí que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares de valoración existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la empresa.
Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de «Pérdidas y ganancias» y la memoria, y han de formar una unidad. El balance plasma el patrimonio o la riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de «Pérdidas y ganancias» expresa la renta generada o el resultado obtenido durante un ejercicio económico; y, por último, la memoria amplía y detalla, en prosa, la información contenida en los documentos anteriores.
En España, todas las empresas tienen obligación de presentar cuentas anuales, aunque en ocasiones se hagan oídos sordos a este imperativo, sobre todo porque aún está muy extendida y arraigada la idea de llevar la contabilidad como mero cumplimiento de exigencias fiscales.
Las cuentas anuales las formula el empresario, o los administradores, en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del día de cierre del ejercicio, y en su elaboración y redacción han de atenerse a lo dispuesto legalmente en el CCo (Título III, Sección 2.ª), el TRLSA (Capítulo VII), la Ley 2/1995, de 23 de marzo, de Sociedades de Responsabilidad Limitada (que modifica el Capítulo VII de la LSA) y el PGC (Cuarta parte).
Para su validez, han de estar firmadas por todas aquellas personas que respondan con su patrimonio individual ante las deudas sociales o por todos los administradores, según el tipo de empresa de que se trate, que de este modo acreditan su conformidad con los datos dados. Si faltase la firma de alguno de ellos, en los documentos afectados se deben expresar los motivos de tal defecto.
Siempre ha de constar la denominación de la empresa a la que están referidas y la fecha. En cuanto a los valores que en ellas figuran, se expresan en euros, aunque a veces es aconsejable que se haga en miles o millones de euros, circunstancia de la que hay que advertir.
A la hora de presentar cuentas anuales, pueden hacerse utilizando modelos normales o abreviados; en los últimos la información es más concisa, por lo que suministra menos datos a los usuarios. De una forma muy general, se podría decir que las grandes empresas emplean los cánones normales, mientras que las pequeñas lo hacen mediante modelos abreviados. En principio, corresponde a las sociedades anónimas, incluidas las laborales, a las sociedades de responsabilidad limitada y a las sociedades en comandita por acciones presentar formatos normales, y en las restantes empresas modelos abreviados.