¿Debería revisarse la obligación de legalizar los libros contables con la aplicación de la Ley antifraude?
Una vez cerrada la contabilidad del ejercicio, las empresas tienen de plazo hasta el próximo 30 de abril para legalizar sus libros contables. Esta obligación debe realizarse como máximo en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Aunque la legalización de los libros contables se ha modernizado con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, en la que cambió la forma de presentación de los libros contables, para que su cumplimentación se realice en soporte electrónico y su presentación en el Registro Mercantil se realice por vía telemática, los recientes cambios normativos y los avances tecnológicos, ponen en cuestión esta obligación, sobre todo desde la entrada en vigor de la Ley Antifraude.
¿Por qué se legalizan los libros contables?
La razón por la que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos. Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.
¿Qué consecuencias tiene no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?
La legalización de los libros contables es una obligación mercantil que no cumplen todas las empresas. El motivo de este incumplimiento, radica en que a diferencia del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que si no se realiza puede tener graves consecuencias, la no legalización de los libros contables tiene pocas consecuencias prácticas para las sociedades que incumplen este trámite.
En el caso de que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.
Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias para la empresa. No obstante, como es una obligación mercantil, mientras esté en vigor es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.
La normativa tributaria está dejando obsoleta la obligación de legalizar los libros contables
Con el objeto de mejorar el control tributario de las sociedades hay dos obligaciones tributarias que garantizan la inalterabilidad de los apuntes contables de la empresa: una es el Suministro Inmediato de Información (SII) y otra la entrada en vigor de la Ley Antifraude.
El SII garantiza la inalterabilidad de los registros de los libros de facturas emitidas y recibidas, ya que los contribuyentes obligados a utilizarlo y aquellos que voluntariamente lo utilizan, envían el detalle de los registros de facturación en un plazo de cuatro días a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, lo que garantiza que no se puedan alterar los registros de facturas emitidas, recibidas y de bienes de inversión que se suministran a la Agencia Tributaria.
Por otra parte, la ley antifraude obliga a utilizar software contable que no permita la manipulación o eliminación de datos registrados. La aprobación de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal el pasado 9 de julio, conocida como "Ley Antifraude", ya está en vigor desde el pasado 11 de octubre de 2021, aunque se encuentra pendiente de la aprobación de su reglamento.
En esta ley se recoge que los programas de facturación y contabilidad deberán de impedir la modificación y destrucción de sus registros, de forma que los programas informáticos con procesos contables, de facturación o de gestión deben cumplir los siguientes requisitos:
- Integridad
- Conservación
- Accesibilidad
- Legibilidad
- Trazabilidad
- Inalterabilidad
- No deben tener interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos
Por lo tanto, la Agencia Tributaria está dejando obsoleta la legalización de los libros contables, ya que con sus medidas de control tributario, está realizando un control mucho más exhaustivo para garantizar que no se puedan alterar los apuntes contables una vez realizados.
Además, la tecnología de la cadena de bloques o blockchain aplicada a la contabilidad, puede cambiar sustancialmente la forma en la que se gestiona y comparte la información contable de las empresas.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-