Vacaciones de los contables: ¿qué hacer con el trabajo antes, durante y después de las vacaciones?

Las vacaciones suponen un parón en la actividad de los contables, sin embargo, la vida de la empresa sigue durante su ausencia, por lo que continúan realizándose operaciones que generan movimientos contables.

También, conviene diferenciar entre las vacaciones del único contable de una pyme, de las vacaciones de los contables de una gran empresa o de una asesoría, donde pueden prestar sus servicios varios profesionales, que se pueden repartir determinadas tareas de los trabajadores que se ausentan por vacaciones.

En cualquier caso, las vacaciones de los contables suelen ser en agosto, ya que, durante el mes de julio, las diferentes obligaciones fiscales y el depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil, suelen acaparar su atención.

Para poder disfrutar de las vacaciones, hay determinadas cosas que los contables y sus supervisores pueden hacer antes, durante y después de sus vacaciones.

¿Qué hacer antes de las vacaciones de un contable?

Aunque existen grandes diferencias entre el trabajo contable de las grandes empresas, las pymes y las asesorías, hay una serie de actuaciones comunes que pueden realizar todos estos profesionales antes de irse de vacaciones:

• Dejar ordenado y recogido el lugar físico y digital de trabajo. Es conveniente dejar cada cosa en su lugar, para así facilitar que otros compañeros puedan encontrar cualquier papel o archivo digital. Además, la mesa debe quedar libre de papeles para facilitar su limpieza y evitar extravíos de documentación. Tampoco pueden quedar al alcance de personas no autorizadas documentos contables que deben ser tratados de manera confidencial, como por ejemplo listados de nóminas.
• Planificación y priorización del trabajo a realizar durante su ausencia. Si se está integrado en un equipo de trabajo y otras personas pueden realizar las mismas tareas, habrá que identificar las tareas claves a realizar y priorizar el trabajo a desempeñar.
• Previsiones de tesorería. Muchos contables se ocupan de la tesorería de sus empresas, por lo que hay que asegurarse de que las cuentas bancarias tendrán liquidez suficiente para atender los cargos previstos. Además, se deben dejar instrucciones para realizar los movimientos entre cuentas bancarias que sean necesarios.
• Dejar el trabajo al día. Durante las vacaciones es probable que se acumulen tareas que nadie realiza. Si no dejamos el trabajo al día, se unirá a esta acumulación de trabajo, las tareas pendientes de antes de irse de vacaciones.
• Comunicación de las vacaciones. Hay que comunicarlo a los compañeros con los que se interactúe habitualmente, así como a otros interlocutores habituales, como empleados de banca o asesorías. 
• Mensaje de respuesta automática en el email. Se pude dejar un mensaje automático indicando el periodo durante el cual se estará de vacaciones, así como la forma de contactar con otros compañeros para casos urgentes.
• No dejar problemas sin resolver. Los compañeros pueden ayudar con tareas de operativa diaria, pero no se les deben dejar problemas importantes sin resolver o que puedan eclosionar durante la ausencia por vacaciones.
• Notificar a la Agencia Tributaria los días de cortesía en los que no se desean recibir comunicaciones de la Agencia Tributaria. No hay nada que pueda fastidiar más las vacaciones a un contable, que la notificación de una inspección de Hacienda, mientras se encuentra de vacaciones.

¿Qué hacer durante las vacaciones?

Un contable es una persona que ocupa un cargo de confianza y responsabilidad en la empresa, por lo que debe estar disponible para determinadas urgencias. No es una actitud correcta desentenderse por completo de la empresa durante las vacaciones.

• Conviene estar localizable y con acceso a Internet por si surgiera alguna urgencia, pero solo para las urgencias, ya que se debe procurar respetar al máximo el periodo de descanso de los trabajadores.
• Hay trabajadores que pueden tener que presentar impuestos en agosto, por lo que, si están de vacaciones, tendrán que teletrabajar, para así poder cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales de la empresa.
• Es conveniente contar con acceso remoto al escritorio del PC de la oficina y al software contable, para así poder conectarse, si fuese necesario, desde cualquier lugar con conexión a Internet. Siempre es mejor conectarse en algún momento que no poder irse de vacaciones.

¿Qué hacer después de las vacaciones de los contables?

Una vez finalizadas las vacaciones, el trabajo espera, si se tiene la suerte de tenerlo, por lo que hay que poner el trabajo al día cuanto antes. Para ello, se pueden seguir los siguientes consejos:

• No desesperarse y ordenar el trabajo pendiente. La montaña de trabajo acumulado puede ser importante, por lo que no será trabajo de un día ponerse al día. Para facilitar la ejecución del trabajo pendiente, conviene clasificar y ordenar las tareas a realizar. Si se clasifican las tareas y se ordena el papeleo, se podrá agilizar su ejecución.
• Reuniones con compañeros y superiores. Si hemos tenido la suerte de que otros compañeros realizarán parte de las tareas contables, conviene mantener una reunión con ellos, para que nos informen de las tareas realizadas. También es conveniente que compañeros y superiores nos informen de cualquier tema importante que requiera nuestra inmediata atención. Es recomendable que estas reuniones sean breves y concisas.
• Priorizar tareas. Si se ha acumulado mucha carga de trabajo, debemos identificar las tareas prioritarias para abordarlas en primer lugar.
• Delegar. Si es posible hay que intentar delegar, para centrarse en las tareas importantes. También puede ser un buen momento para intentar eliminar tareas que no sean ni urgentes ni importantes, ya que según la filosofía Lean, estas tareas pueden ser desperdicios y no aportar valor.
• Atención a la tesorería. Es conveniente revisar que no se ha producido ninguna desviación de las previsiones de tesorería. Estas desviaciones pueden ser motivadas, entre otras cosas, por devoluciones de los recibos girados a los clientes, por pagarés descontados no atendidos a su vencimiento o por cargos en cuenta indebidos.
• Revisión de la bandeja de entrada. Si el volumen de correos recibidos es muy elevado, es recomendable priorizar y en primer lugar abrir solo los que por su remitente y asunto parezcan más importantes.
• Notificaciones de la Agencia Tributaria. Si no se han pedido días de cortesía para el envío de notificaciones de la Agencia Tributaria, es importante revisar este buzón y abrirlas dentro del plazo establecido. Aunque hay que abrirlas, no tienen por qué gestionarse inmediatamente, si todavía hay plazo para contestarlas.

En cualquier caso, tanto si se es contable, como jefe de administración o director financiero, todos ellos se encuentran bajo las órdenes de un superior, que puede trastocar cualquier planificación, etiquetando como prioritaria cualquier tarea que estime procedente. En este sentido, es conveniente procurar concretar fechas de realización de estas tareas e intentar dejar tiempo para las más importantes.

Una actitud positiva y una buena organización harán la vuelta al trabajo mucho más llevadera.

El apasionante trabajo de los contables, jefes de administración y directores financieros merece unas vacaciones. A la vuelta, una de las tareas que se pueden acometer es mejorar la formación para mejorar el desempeño o estar preparados para poder promocionar a puestos de mayor responsabilidad.  El CEF.- y la UDIMA forman cada año a miles de profesionales en el área contable, siendo el Máster en Dirección y Gestión Contable uno de los programas más completos y demandados.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-