Ciclo contable y principio de devengo: la columna vertebral de la contabilidad

El ciclo contable y el principio de devengo constituyen dos ejes fundamentales que permiten que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Sin un proceso ordenado de registro ni una correcta imputación temporal, los estados financieros perderían su capacidad de informar y orientar la toma de decisiones.

Ambos forman un engranaje inseparable:

• El ciclo contable constituye el proceso completo mediante el cual una empresa registra, ajusta, regulariza y presenta la información financiera de un ejercicio.
• El principio de devengo determina el momento en que deben reconocerse los ingresos y los gastos.

En este artículo repasamos ambos conceptos, te explicamos cómo se relacionan y analizamos su importancia en la contabilidad de las empresas.

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es la secuencia ordenada de operaciones que permite registrar de forma sistemática todas las transacciones económicas de una empresa durante su ejercicio contable. Su finalidad es obtener unos estados financieros que cumplan con la normativa contable y además sean comprensibles, relevantes y fiables.

El ciclo contable se estructura en las siguientes etapas:

• Apertura de la contabilidad
• Registro de las operaciones del ejercicio
• Periodificaciones y ajustes previos a la determinación del resultado
• Asientos de regularización y cierre
• Formulación de las cuentas anuales
• Distribución del resultado

1. Apertura de la contabilidad: es el primer apunte contable que se realiza con el inicio de cada ejercicio. Su función es trasladar los saldos finales de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto del ejercicio anterior al nuevo ejercicio.

2. Registro de las operaciones del ejercicio: durante el año se contabilizan cronológicamente, siguiendo el PGC, todas las operaciones económicas: compras, ventas, gastos, nóminas, movimientos bancarios, etc. Estas operaciones se anotan en el libro diario teniendo en cuenta lo siguiente:

• Los incrementos de activo en el Debe, mientras que las disminuciones de valor de activo en el Haber.
• Los incrementos de pasivo y neto se anotarán en el Haber y las disminuciones en el Debe.
• Los gastos al Debe y los ingresos al Haber.

3. Periodificaciones y ajustes previos a la determinación del resultado: Al final del ejercicio (y también durante su transcurso, si procede), se realizan los asientos necesarios para adecuar la contabilidad al principio de devengo y cumplir con las normas de valoración del PGC. Dentro de esta fase se incluyen:

• Periodificaciones de ingresos y gastos
• Amortizaciones
• Deterioros y provisiones
• Regularización de existencias
• Reclasificaciones de saldos

Es una etapa clave para garantizar que los estados financieros presenten la imagen fiel.

4. Asientos de regularización y cierre: una vez realizados los ajustes y regularizaciones de procede a la regularización del resultado y a la realización del asiento de cierre del ejercicio contable.

• Para la regularización del resultado se agrupan ingresos y gastos para determinar el resultado contable del periodo.
• Con el asiento de cierre se saldan todas las cuentas de la activo, pasivo y neto, de forma que no se permite la incorporación de nuevos movimientos contables al ejercicio.

5. Formulación de las cuentas anuales: se preparan los estados financieros para su aprobación y depósito en el Registro Mercantil.

• Balance de situación
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios en el patrimonio neto (si corresponde)
• Memoria

6. Distribución del resultado: se procede a acordar la distribución del resultado: reservas, compensación de pérdidas o reparto de dividendos.

¿Qué es el principio de devengo?

En la primera parte del PGC se recogen los principios contables, entre los que destaca por su importancia el principio de devengo.

El principio de devengo determina que el reconocimiento contable de los ingresos y gastos  debe realizarse en el momento en que ocurren, independientemente del flujo de efectivo que generen estas transacciones.

Este principio contable es crucial para reflejar adecuadamente la realidad financiera de una empresa en un ejercicio.

Por qué es clave aplicar correctamente el principio de devengo

Aplicar correctamente el principio de devengo es necesario por lo siguiente:

• Garantiza que el resultado sea realmente el del ejercicio: evita imputaciones temporales incorrectas que trasladen gastos o ingresos entre ejercicios y alteren artificialmente el resultado.
• Asegura que las cuentas anuales expresen la imagen fiel: anticipar la contabilización de ingresos no devengados o aplazar la contabilización de gastos en los que ya se ha incurrido distorsiona el resultado y afecta a decisiones internas y externas. Una contabilidad sin una aplicación correcta del principio de devengo no es fiable para la toma de decisiones, ni para terceros: socios, entidades financieras, auditores o administraciones.
• Facilita la comparación entre ejercicios: el devengo es imprescindible para comparar resultados y ver la evolución financiera entre distintos períodos. Sin este principio, cada ejercicio estaría condicionado por su calendario de cobros y pagos.
• Impacta directamente en la fiscalidad, especialmente en el Impuesto sobre Sociedades: el resultado contable es la base de partida para determinar la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. Por ello, si no se aplica correctamente se puede pagar más IS de lo que se debería o reducir de forma improcedente su base imponible.

Cómo optimizar el ciclo contable y aplicar el devengo en la práctica

Para obtener una contabilidad rigurosa, optimizada y ajustada a la normativa, conviene:

• Mantener un registro ordenado, cronológico y apoyado en documentación verificable.
• Realizar ajustes periódicos y al final del ejercicio con criterios técnicos sólidos.
• Aplicar el principio de devengo tanto en ingresos como en gastos cuando proceda.
• Utilizar herramientas contables que faciliten automatizar asientos recurrentes.
• Revisar los criterios de valoración para asegurar la coherencia en todas las fases del ciclo contable.

Ejemplo práctico de aplicación del principio de devengo: rappel anticipado a cuenta del consumo durante varios años

Supongamos que un proveedor concede a la empresa un rappel del 5% por alcanzar un volumen de compras acumulado en varios ejercicios. El acuerdo establece que la empresa recibirá el rappel en 2025, pero el consumo lo generará en este ejercicio y en los ejercicios 2026 y 2027.

La empresa debe reconocer la parte de rappel devengada en cada ejercicio en función del consumo realizado, aunque el rappel ya haya sido cobrado íntegramente en el ejercicio 2025.

¿Qué ocurre si no se realiza el ajuste contable?

• El rappel se registraría íntegramente en 2025, distorsionando el resultado de ese año.
• Los ejercicios 2026 y 2027 mostrarían gastos superiores a los reales, porque no se habría tenido en cuenta el ingreso asociado al rappel generado.
• La base imponible del Impuesto sobre Sociedades de 2025 sería mayor, provocando un pago tributario superior al debido anticipando de esta forma el pago de impuestos.

Por lo tanto, el ciclo contable y el principio de devengo son, efectivamente, la columna vertebral de la contabilidad. El primero estructura el proceso y el segundo determina el momento en que deben reconocerse los efectos económicos de cada operación. Su aplicación conjunta garantiza que las cuentas anuales presenten la imagen fiel, que es el objetivo último de la información financiera. Si no se ajustan correctamente los ingresos y gastos a su periodo correspondiente:

• el resultado será incorrecto,
• la imagen fiel se verá comprometida, y
• el Impuesto sobre Sociedades podría calcularse sobre bases distorsionadas.

En definitiva, la aplicación correcta del ciclo contable y del principio de devengo no solo es una obligación normativa, sino la base de una información financiera fiable, comparable y útil.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga,
Colaborador del CEF.-