7 secretos inconfesables de un contable o director financiero

La preocupación por el acceso y gestión de los datos de las empresas es uno los grandes quebraderos de cabeza de este siglo de políticos y empresarios. A nivel global, Europa empieza a ver con preocupación el monopolio de las grandes corporaciones estadounidenses, en lo relativo al acceso y manejo de información de las empresas, mientras que a nivel más local el Reglamento General de Protección de datos (RGPD), busca dar más seguridad a los datos de los ciudadanos que almacenan las empresas.

Pero además del alojamiento de los datos, nos encontramos también con la problemática del acceso a los datos dentro de las empresas y en este sentido, los contables de las Pymes y los directores financieros o jefes de contabilidad de empresas de mayor tamaño, tienen acceso a toda la información de la empresa que genera un asiento contable, es decir, a todas las transacciones, movimientos bancarios, gastos con tarjetas de crédito, nóminas de los trabajadores, etc.

Un contable o director financiero puede tener algunos defectos, nadie es perfecto, pero hay un defecto que no puede tener, que es la indiscreción. En este sentido, hay siete tipos de información que un buen contable o director financiero debe manejar con absoluta confidencialidad, trasladando solo la información a las personas pertinentes en el tiempo y forma oportunos.

Confesiones realizadas en su despacho

Un contable o un director financiero suele ser una persona de confianza de la gerencia, ya que puede manejar efectivo de la empresa y operar con las cuentas bancarias. Esta confianza, en muchas ocasiones puede trascender a lo meramente profesional,  convirtiendo a los profesionales de la contabilidad y las finanzas en confesores, psicólogos o amigos a los que se confían temas personales. La violación de las confesiones a él realizadas, no pueden ser castigadas con la excomunión, pero si con el despido o el paso al ostracismo dentro de la empresa.

Gastos tarjetas de crédito

Una tarjeta de crédito puede esconder gastos difícilmente justificables, sobre todo si se usa la tarjeta de la empresa para temas personales, algo que no debería suceder, pero que sucede más a menudo de lo que debiera. Además, los cargos en las tarjetas deberían ser justificados con facturas, algunas de las cuales pueden ser difícilmente consideradas como gastos deducibles. Un buen contable, tiene que recibir las facturas y los cargos, preguntar, si procede, pero con mucha precaución, contabilizar el gasto de la mejor manera posible y olvidar para siempre lo que sus ojos puedan haber visto. Aunque, si es atrevido, puede decir que el gasto es no deducible y si es osado, solicitar el reembolso, si el gasto es improcedente para la empresa.

Importe de las nóminas

Cualquier persona con acceso a las nóminas debe guardar la más absoluta confidencialidad sobre los importes, categorías y conceptos que en ellas se incluyan. La difusión de los importes de las nóminas, puede crear conflictos internos dentro de la organización. La contabilización del asiento de las nóminas facilita en muchos casos estos importes a los responsables contables y financieros, que además de la contabilización, en la mayoría de los casos ejecutan los ficheros de las transferencias de las nóminas de los trabajadores.

Beneficios de la empresa

Si la empresa gana o pierde dinero, es algo que cualquiera puede ver en las cuentas anuales de las empresas cuando éstas son publicadas. Esta información también se puede compartir en las reuniones con la dirección, u otros directivos de la empresa con los que la empresa quiera compartir estos informes contables, pero nunca se puede compartir por los pasillos, en el ascensor o en los aseos.

Problemas de liquidez

Un buen financiero deber proveer a la empresa de liquidez para que ésta pueda cumplir con sus compromisos de pago adquiridos. Si no consigue esta liquidez, tiene que detectar con antelación este déficit e informar a la dirección, no a todos los miembros de su departamento, para que lo compartan a la hora del café con otros empleados de la organización.  Si estos problemas fueran a ocasionar retrasos en el pago de las nóminas u otros problemas, se puede  hacer una comunicación oficial, en la que se debería incluir una solución para poder cumplir con los pagos programados.

Solo hay una contabilidad

Hay empresas que tienen diferentes tipos de contabilidades, por ejemplo, contabilidad financiera y analítica, o de cualquier otro tipo. Los diferentes tipos de contabilidades de la empresa, o la forma en la que se lleva la contabilidad es algo que no le importa a nadie y por eso no se debe aburrir a nadie con estos asuntos.

Inspecciones y sanciones

Tampoco debe ser conversación de pasillo las inspecciones de tipo laboral o tributario que pueda sufrir la empresa y menos aún los importes de las multas y sanciones que estas inspecciones pudieran acarrear a la organización.

¿Qué consecuencias puede acarrear la revelación de secretos de la empresa?

Un contable o financiero indiscreto tendrá poco recorrido en la empresa, ya que rápidamente perderá la confianza de la dirección, que a buen seguro prescindirá de sus servicios lo antes posible. Pero además, si la información que difunde es confidencial, exclusiva, tiene valor económico y es lícita, puede incurrir en un delito de difusión, revelación o cesión de secretos, tipificado en el Código Penal, en su artículo 279, de manera que además de ser despedido de manera procedente, puede acabar incluso en la cárcel, pues este delito se castiga con penas de 12 a 24 meses de cárcel.

Si quieres ser un experto en contabilidad y tener éxito en esta profesión tienes que ser discreto, eso nadie te lo puede enseñar. Pero si eres discreto y quieres formarte en la parte técnica de la contabilidad el CEF.- te puede ayudar con el Máster en Dirección y Gestión Contable, un completo programa formativo donde adquirir los conocimientos necesarios para la adecuada dirección y supervisión del departamento contable y de administración de una empresa.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.