Todo lo que necesitas saber sobre la legalización de los libros contables
Una vez concluido el ejercicio contable, los administradores tienen un plazo de tres meses para formular sus cuentas anuales. Para la mayor parte de las empresas el ejercicio contable se cierra el 31 de diciembre.
La siguiente etapa del calendario del cierre contable es la legalización de los libros de contabilidad.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se deben de cumplimentar en soporte electrónico y deben ser presentados para legalizar en el Registro Mercantil.
La obligación de legalizar los libros de contabilidad incumbe a todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil
La obligatoriedad de legalizar los libros contables se recoge en el artículo 27 del Código de Comercio.
Los libros contables que tienen que legalizar los empresarios son:
- Libro de inventarios y Cuentas Anuales.
- Libro Diario.
¿Cuál es el plazo que tienen las empresas para legalizar los libros contables?
La legalización de los libros contables debe realizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha límite será el 30 de abril para la mayor parte de las empresas, que cierran su ejercicio contable a 31 de diciembre.
¿Por qué se legalizan los libros contables?
El motivo por el que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos.
Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.
¿Cómo legalizar telemáticamente los libros de contabilidad?
El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, bautizado como la “Ley de Emprendedores”, modificó el procedimiento de legalización de los libros oficiales, de manera que ya sólo se pueden legalizar los libros en soporte electrónico.
Para la legalización telemática es necesario lo siguiente:
- Contar con el programa Legalia que se puede descargar de la página www.registradores.es.
- Tener un instalado un certificado reconocido (firma digital).
- Estar registrado como usuario de la página del Colegio de Registradores.
Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, accediendo con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en el manual de ayuda para la presentación telemática de libros.
Una vez recibidos los libros en el Registro, este procederá a su tratamiento, enviando vía telemática una notificación que puede ser:
- La acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación.
- Una notificación de que la presentación se ha calificado como defectuosa, si fuera el caso.
¿Qué consecuencias puede acarrear a una empresa no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?
En el caso de que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.
Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias significativas para la empresa. No obstante, como es una obligación mercantil, mientras esté en vigor es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.
¿Cómo afecta la extensión de los ERPs y la utilización de la tecnología blockchain a la legalización de los libros contables?
La utilización de ERPs y la tecnología de la cadena de bloques o blockchain garantizan la integridad de los registros contables y hace imposible su modificación sin dejar rastro por lo que dejan obsoleta la necesidad de legalizar los libros contables.
¿Cómo afecta la Ley Antifraude a la legalización de los libros contables?
Aunque la Ley Antifraude obliga a utilizar un software contable que no permita la manipulación o eliminación de los datos registrados, mientras no se disponga otra cosa, las sociedades tendrán que seguir cumpliendo con la obligación mercantil de legalizar sus libros contables.
La aprobación de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal el pasado 9 de julio, conocida como "Ley Antifraude", está en vigor desde el pasado 11 de octubre de 2021, aunque se encuentra pendiente de la aprobación de su reglamento.
En esta ley se recoge que los programas de facturación y contabilidad deberán impedir la modificación y destrucción de sus registros, de forma que los programas informáticos con procesos contables, de facturación o de gestión deben cumplir los siguientes requisitos:
- Integridad
- Conservación
- Accesibilidad
- Legibilidad
- Trazabilidad
- Inalterabilidad
- No deben tener interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos
A partir del 1 de enero de 2024 se establece que será obligatorio para las empresas y profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los anteriores requisitos, por lo que a partir de estas fecha se podría decir que el software contable ya legaliza los libros contables y quedaría totalmente obsoleta esta obligación.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-