7 pasos para realizar un cierre contable avanzado y anticiparse a la cuesta de enero

Algunas empresas cierran su contabilidad trimestral o mensualmente, por lo que tienen sus procedimientos preparados para poder presentar sus informes contables cuanto antes a la dirección de la empresa. Este tipo de empresas tiene ventaja de cara a cerrar cuanto antes su contabilidad.

Pero el cierre contable anual es diferente, debido a que hay que realizar determinados ajustes contables y realizar una exhaustiva revisión de la contabilidad para garantizar que las cuentas anuales de la empresa reflejan la imagen fiel de la sociedad y que están libres de errores. Además, el cierre contable anual tiene una especial trascendencia tributaria ya que servirá de base para el cálculo del impuesto sobre sociedades.

En relación al cierre contable hay dos alternativas, esperar a que toquen las campanadas de fin de año, para ponerse manos a la obra con él, junto con la preparación de las autoliquidaciones tributarias y las informativas del mes de enero, o intentar anticipar todas las tareas que se pueda antes de acabar el año, realizando de esta forma un cierre contable avanzado.

Dejar todo el proceso del cierre anual para el comienzo del año, puede suponer una sobrecarga de trabajo importante en una época de gran trabajo para los departamentos contables. Además, una vez comenzado el nuevo año, dedicar tiempo al ejercicio anterior, nos restará energías que necesitaremos para afrontar la cuesta de enero de los contables.

Cerrar cuanto antes el ejercicio, supone poner a disposición de los directivos de la empresa los informes clave del ejercicio pasado, lo que facilitará a la dirección de la empresa la toma de decisiones.

Para realizar un cierre contable avanzado del ejercicio podemos dar los siguientes siete pasos:

Llevar la contabilidad al día

Es fundamental llevar la contabilidad al día para poder realizar cualquier cierre de la contabilidad, ya sean mensuales, trimestrales o el cierre anual. Cualquier cierre contable que se realice necesita de un esfuerzo extra, que se debe realizar en el tiempo definido, bien internamente, o por la legislación mercantil. Por lo tanto, es fundamental llevar la contabilidad al día, para no acumular los retrasos en la contabilidad, con los ajustes y revisiones propios de cada cierre.

Para ahorrar tiempo en el día a día de la llevanza de la contabilidad te dejamos algunos consejos en la siguiente guía de descarga gratuita.

Contar con un buen software contable correctamente parametrizado

Podemos tener un programa contable muy bueno, pero si no están bien parametrizados los informes contables o los modelos tributarios, perderemos mucho tiempo. Es mejor emplear algo de tiempo en parametrizar bien todas las cuentas contables e informes, para luego ahorrárselo con cada cierre que se realice.

Integración y aceleración de procesos contables

La integración de procesos y aplicaciones supone un gran ahorro de tiempo. En este sentido los ERP facilitan los flujos de información desde todas las áreas de la empresa hacia la contabilidad de una manera rápida y fiable. La integración automática de los extractos bancarios en el programa contable, así como la digitalización y contabilización automática de facturas, también agilizan los procesos contables, facilitando la reducción de los tiempos de cierre.

Amortizaciones y revisión de inmovilizados

Las amortizaciones se deberían calcular mensualmente para tenerlas en cuenta en los Estados Financieros que se presenten a la dirección durante el ejercicio. Si se calculan de esta forma y se cuenta con un buen programa contable, el cálculo de las amortizaciones a fin de ejercicio no supondrá ningún problema.

Sin embargo, son muchas las pymes que realizan sus amortizaciones en hojas de cálculo para luego traspasarlas a contabilidad. En este caso, es conveniente tener la hoja de cálculo actualizada y las cuentas de la amortización acumulada de cada elemento del inmovilizado creadas en el programa contable. No hace falta esperar al último día del año para realizar el asiento. Se pueden calcular antes y si se incorpora a final de año un nuevo elemento de inmovilizado, bastará con realizar el apunte de su amortización independientemente.

Además, también se puede revisar antes de acabar el año que todos los inmovilizados que figuran en la contabilidad siguen operativos en la empresa.

Ultimas cuotas de los préstamos del año y ajuste de reclasificación de largo a corto plazo

Si tenemos préstamos deberíamos saber, gracias al cuadro de amortización del préstamo, la fecha en la que se nos va a cargar la cuota y los importes que corresponden a la amortización e intereses. Por lo tanto, podríamos anticipar la contabilización de los préstamos de diciembre y de paso reclasificarlos de largo a corto plazo.

Para contabilizar rápidamente y sin errores tus préstamos y operaciones de leasing te facilitamos la siguiente guía de descarga gratuita.

Revisar el balance de sumas y saldos

Un balance de sumas y saldos es muy útil para saber si existen errores en los saldos, ya que fácilmente se pueden detectar saldos de proveedores o clientes contrarios a su naturaleza, que pueden ser un indicio de errores, aunque no necesariamente, ya que por ejemplo, puede haber saldos de proveedores con abonos pendientes.

El balance de sumas y saldos combinado con la revisión de los libros mayores de las cuentas contables, es una potente herramienta para realizar una revisión a fondo de la contabilidad.

Cálculo de provisiones

También podemos revisar los créditos comerciales pendientes y dotar ya la provisión por insolvencias de tráfico, siempre y cuando estas sean individualizadas, ya que en el caso de la provisión del 1% sobre los créditos deudores que pueden dotar las pymes, habrá que esperar a conocer la cifra definitiva con la última venta a crédito del año. Además, también se pueden ir dotando otras provisiones contables de las que ya tengamos información suficiente para realizar la dotación.

Por lo tanto, no hace falta esperar a las campanadas de fin de año, para empezar con el cierre contable, ya que muchas tareas se pueden llevar al día y otras anticiparse al mes de diciembre.

El CEF.- es consciente de la importancia que para los contables y financieros tiene contar con una buena formación, de manera que ofrece a los interesados en formarse en estas aéreas, un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera, desde un Curso de Contabilidad Práctica, hasta programas más avanzados como el Máster en Dirección y Gestión Contable.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-