Cierre del ejercicio contable a la vista: principales revisiones que debes realizar a tu contabilidad

Con el cierre de cada ejercicio la contabilidad debe ser revisada a fondo, como si de un vehículo se tratara. Al igual que sucede con los vehículos, hay determinadas partes de la contabilidad a las que se les debe prestar especial atención para ver si hay errores, y si es el caso, proceder a su subsanación.

Si lo errores que se van detectando en una contabilidad no se van corrigiendo, estos se irán acumulando, hasta llegar a un punto en que la contabilidad no cumpla con su función, poniendo en riesgo la propia viabilidad de la empresa y el propio patrimonio de los administradores.

Conviene recordar que los administradores tienen responsabilidad frente a socios y terceros del daño que pudieran causar con sus actos y omisiones contarios a la ley, de manera que si las cuentas anuales que firman no se han realizado aplicando los criterios y las normas de contabilidad recogidas en el Plan General Contable, sobre ellos recaerá la responsabilidad.

Siguiendo con el símil del vehículo, si las averías se acumulan, el vehículo también puede ser un riesgo para otros conductores. En el caso de la contabilidad, los errores pueden distorsionar la imagen fiel hasta tal punto, que puede también perjudicar a terceros, los cuales utilizan las cuentas anuales que la empresa deposita en el registro mercantil para tomar determinadas decisiones, como por ejemplo, otorgar crédito comercial.

A la hora de revisar la contabilidad, se puede realizar de manera interna o externa por asesores contables, pero además, las grandes empresas están obligadas a realizar auditorías que deben de garantizar que las cuentas anuales que presenta la empresa representan la imagen fiel.

Algunas revisiones que se pueden realizar de cara al cierre del ejercicio contable son las siguientes:

• Revisar la cuenta de partidas pendientes de aplicación. Hay que procurar dejar el saldo de esta cuenta a cero, aplicando todas las partidas que pudiera haber en ella.
• Revisión de los rappels. Hay determinados rappels que pueden modificar sustancialmente el resultado de la empresa por su elevado importe. Muchos de estos rappels pueden ser facturados por los proveedores a principio del próximo año, pero la empresa debe aplicar el principio de devengo e imputarlos al ejercicio que se cierra, realizando el correspondiente ajuste contable.
• Conciliación de la cifra de gastos de personal. Se debe conciliar con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo.
• Conciliación de las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA y en el modelo 390. Se deben conciliar  con las ventas y los gastos registrados en la contabilidad.
• Conciliación de los saldos de las cuentas contables bancarias. Se deben conciliar con el saldo de los extractos bancarios. Las empresas que incorporan los extractos bancarios directamente a su contabilidad, ya tendrán realizada esta conciliación, pero tendrán que revisar que todos los apuntes bancarios traspasados tengan correctamente registrada su contrapartida.
• Revisión del balance de sumas y saldos. Con esta revisión se comprobará la integridad de los saldos de todas las cuentas contables de la empresa, con especial incidencia en los saldos de clientes y proveedores.
• Revisión de saldos con compañías de grupo. La revisión de los saldos con compañías del grupo suele ser un punto al que prestan especial atención los auditores, por lo que la empresa debe tener conciliadas tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio.
• Realizar un arqueo de caja. El dinero que hay físicamente en las cajas de la empresa debe coincidir con los saldos que se reflejan en las diferentes cuentas contables de caja que pueda tener la empresa.
• Valoración de la moneda extranjera. Si la empresa tiene cuentas corrientes en moneda extranjera o dispone de ella en la caja de la empresa, debe valorarla al tipo de cambio existente en la fecha de cierre del ejercicio.
• Revisión de las existencias. La empresa tiene que verificar que las existencias que figuran en sus registros contables coinciden con las que realmente se encuentran en el almacén de la empresa. Para ello, la empresa debe realizar un inventario físico y corregir contablemente los descuadres que pudiera haber. Una vez verificadas las existencias de la empresa, se debe proceder a realizar el asiento de variación de existencias.
• Revisión de inmovilizados. La empresa debe verificar que los inmovilizados que se reflejan en la contabilidad siguen estando operativos en la empresa, ya que en ocasiones cuando un inmovilizado deja de funcionar, no siempre se notifica a contabilidad para que proceda a su baja. En relación al inmovilizado también se debe revisar la posible activación de gastos, que deban pasar a formar parte de inmovilizados en curso y en el caso que existan inmovilizados en curso, también hay que verificar si ya está en funcionamiento para traspasarlo a las cuentas de inmovilizado que corresponda.
• Revisar las amortizaciones. Hay que verificar que se están amortizando correctamente todos los inmovilizados que están de alta en la empresa.
• Revisar que se cumple el principio de devengo. Hay facturas que la empresa puede no haber recibido, pero si el gasto corresponde al ejercicio debe registrarlo en él. También los ingresos deben contabilizarse en el ejercicio que se generen, con independencia de la fecha de cobro.
• Revisar la correcta ubicación en el balance de los pasivos financieros. Hay que revisar que la parte de los pasivos financieros cuyo vencimiento se produzca el próximo año, se trasladan al pasivo corriente del balance de situación mediante el ajuste correspondiente.
• Revisiones específicas. Se deben revisar los puntos clave que afecten a la contabilidad por la pertenencia de la empresa a un sector determinado o por sus características diferenciales.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-