La contabilidad como primera línea de defensa ante comprobaciones y sanciones tributarias
Durante años, la contabilidad ha sido percibida por muchas empresas y autónomos como una obligación formal vinculada al cumplimiento de exigencias mercantiles y tributarias. Esta visión, centrada en el mero cumplimiento, ha llevado en no pocos casos, a infravalorar su función como herramienta esencial para la gestión empresarial y para la correcta determinación de las obligaciones fiscales.
En la práctica, una contabilidad elaborada sin el rigor técnico necesario puede generar información poco fiable, tanto para la toma de decisiones internas como para la liquidación de los principales tributos. Ello incrementa el riesgo de ajustes, regularizaciones y sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
En un contexto de mayor control administrativo, cruce masivo de datos y análisis automatizado con IA, la contabilidad se ha convertido en un elemento preventivo clave para reducir el riesgo fiscal.
Una contabilidad fiable y bien documentada, que refleje la imagen fiel de la empresa, no solo facilita el cumplimiento fiscal y la toma de decisiones, sino que actúa como un elemento de protección frente a posibles contingencias tributarias.
La contabilidad como base de la fiscalidad empresarial
La fiscalidad empresarial descansa sobre la contabilidad, por ello los errores contables pueden salir muy caros. En el caso del Impuesto sobre Sociedades y, en gran medida, del IRPF en actividades económicas, el resultado contable es el punto de partida para la determinación de la base imponible.
Esto implica que cualquier error en los registros contables puede trasladarse directamente al ámbito fiscal. No se trata únicamente de errores aritméticos, sino de cuestiones de mayor calado: imputación temporal incorrecta (principio de devengo), clasificación inadecuada de operaciones o criterios contables inconsistentes.
Los ajustes extracontables, bien sean positivos o negativos, no corrigen una contabilidad deficiente, sino que presuponen una contabilidad correctamente elaborada sobre la que se realizan correcciones fiscales justificadas. Cuando esta base falla, la Administración Tributaria dispone de un margen amplio para cuestionar tanto el resultado declarado como la deducibilidad de determinados gastos.
En la práctica, una buena fiscalidad comienza con una contabilidad que refleje fielmente la actividad económica, aplicando correctamente el Plan General de Contabilidad o el PGC de Pymes, según corresponda.
Errores contables frecuentes con impacto fiscal y riesgo de sanción
En muchas actuaciones de comprobación, el origen del problema no está en una interpretación fiscal discutible, sino en errores contables recurrentes que generan contingencias evitables.
Uno de los más habituales es el registro incorrecto de gastos fiscalmente sensibles, ya sea por falta de justificación adecuada o por una imputación temporal errónea. Gastos contabilizados en ejercicios distintos al de su devengo o sin una correlación clara con los ingresos suelen ser objeto de regularización.
También es frecuente la confusión entre gastos e inversiones, especialmente en relación con el inmovilizado material e intangible. La activación indebida o, por el contrario, la imputación directa a gasto de elementos que deberían amortizarse, tiene un impacto directo en el resultado contable y en la base imponible.
Las existencias y periodificaciones constituyen otro foco de riesgo. Una valoración incorrecta al cierre del ejercicio de las existencias o la omisión de ajustes por ingresos y gastos devengados distorsiona el resultado del ejercicio y debilita la posición del contribuyente ante una comprobación.
En un entorno en el que la Administración Tributaria cruza información contable, fiscal y mercantil con mayor facilidad apoyándose en la IA, este tipo de errores resulta cada vez más fácil de detectar mediante cruces de información contable, fiscal y mercantil.
La importancia de un buen cierre contable para evitar comprobaciones tributarias
El cierre contable es uno de los momentos más críticos del ejercicio económico y a menudo, uno de los más infravalorados. No se trata de un trámite final, sino de un proceso técnico que condiciona directamente la fiscalidad de la empresa.
Durante el cierre se concentran decisiones relevantes: ajustes por amortizaciones, deterioros, provisiones, regularizaciones de existencias y periodificaciones. Todas ellas inciden en el resultado contable y, por extensión, en el Impuesto sobre Sociedades o en el rendimiento de la actividad económica.
Desde la perspectiva de la Administración Tributaria, un cierre contable defectuoso traslada errores al Impuesto de Sociedades, que pueden dar lugar a requerimientos de información o actuaciones de comprobación. Incoherencias entre ejercicios, variaciones significativas no justificadas o cambios de criterio contable sin soporte adecuado suelen activar estas actuaciones.
Además, un cierre apresurado o mal documentado dificulta la defensa del contribuyente en caso de requerimiento, ya que obliga a reconstruir decisiones contables a posteriori, con menor solidez probatoria.
Las cuentas anuales como elemento de control para la toma de decisiones internas y externas
Las cuentas anuales no cumplen únicamente una función mercantil. En la práctica, constituyen una fuente de información relevante, no solo para los directivos a nivel interno, sino también para la Administración Tributaria y otros organismos de control.
El depósito de cuentas en el Registro Mercantil permite contrastar la información contable con las declaraciones fiscales presentadas, algo que suelen hacer las entidades financieras para conceder financiación. Desajustes entre ambas esferas, omisiones o incoherencias formales pueden no solo acarrear problemas con la Agencia Tributaria (AEAT), sino también a la hora de obtener financiación.
Asimismo, las cuentas anuales deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Cuando esta imagen se ve comprometida por errores contables o por una aplicación incorrecta de los criterios del PGC, el riesgo no es solo fiscal, sino también reputacional.
Por ello, el cumplimiento riguroso de las obligaciones contables y mercantiles debe entenderse como parte de una estrategia de control del riesgo.
La formación contable como herramienta preventiva
En este contexto, la contabilidad deja de ser una tarea mecánica para convertirse en una competencia estratégica. Dominar los principios contables, comprender la lógica del PGC y saber aplicar estos conocimientos a la operativa diaria resulta imprescindible para prevenir contingencias fiscales.
La experiencia demuestra que muchos problemas no se deben a una falta de voluntad de cumplimiento, sino a lagunas formativas o a una visión fragmentada de la contabilidad, desconectada de sus efectos fiscales y legales.
Por lo tanto, entender la contabilidad como una herramienta de defensa fiscal y no solo como una obligación formal es una de las claves para reducir el riesgo fiscal y afrontar con mayor solidez cualquier comprobación tributaria.
De ahí la importancia de una formación estructurada y práctica, como la que ofrece el Curso de Gestoría Fiscal, Laboral y Contable del CEF. -, que permite adquirir una base contable sólida integrada con la fiscalidad y la gestión empresarial. Una formación clave que actúa como una auténtica herramienta de prevención frente al riesgo fiscal y sancionador.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-