¿Cómo puedes preparar el plan contable de tu empresa para facilitar la toma de decisiones?
La correcta definición y estructuración del plan contable de una empresa tiene gran importancia, ya que más allá del cumplimiento de los requisitos legales de presentación de las cuentas anuales, cada cuenta contable nos puede dar una valiosa información que nos facilite la toma de decisiones.
Mediante el registro o reconocimiento contable se incorporan al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias o el estado de cambios en el patrimonio neto, los diferentes elementos de las cuentas anuales.
Sin embargo, las cuentas contables se pueden desglosar en subcuentas siempre que no se modifique la raíz que defina la partida contable que se registra. El desglose de las cuentas nos permite, por ejemplo, conocer lo que gastamos en electricidad, si separamos en diferentes cuentas contables los diferentes suministros de la empresa que se registran en la cuenta 628.
Para su elaboración es importante dedicar algo de tiempo a su planificación, si es que realmente queremos utilizar la información contable para algo más que para la presentación de las cuentas anuales obligatorias.
Una mala elaboración y estructuración del plan contable de una empresa puede suponer grandes trastornos en el futuro, así como la pérdida de información fundamental para la toma de decisiones.
Por el contrario, una buena definición de un plan contable y una buena estructura nos permitirá desglosar las partidas de gastos e ingresos, desde las más relevantes, hasta las partidas menos significativas. Además, dentro de las cuentas de balance también hay cuentas que conviene desglosar, como la separación de las cuentas de los pasivos bancarios, definiendo una por cada préstamo u operación de leasing.
El plan contable en las empresas que consolidan sus cuentas
Para realizar la homogenización previa a la consolidación contable de los grupos de empresas, es fundamental la correcta estructuración de los planes de cuentas y una reflexión profunda sobre las cuentas a utilizar antes de empezar a introducir apuntes contables.
La homogeneización en consolidación exige entre otras cosas que las distintas sociedades utilicen los mismos criterios contables que la matriz y que las cuentas de las distintas sociedades que se consolidan presenten la misma estructura y utilicen los mismos términos contables.
¿Qué se puede hacer para adaptar el plan contable a las necesidades de información de la empresa?
El alta de una cuenta contable no es una decisión que se debe de tomar a la ligera, ya que puede afectar a diferentes informes y cuadros de mando que utilice la empresa para la toma de decisiones.
Para adaptar el plan general contable a las necesidades de la empresa se pueden realizar las siguientes acciones:
- Planificación. La planificación del plan contable de la empresa es fundamental, ya que tenemos que saber que información nos interesa obtener para crear las cuentas contables que nos proporcionen esa información de la forma más rápida.
- Redacción. Si la empresa trabaja con diferentes contables es conveniente redactar qué es lo que se debe contabilizar en cada cuenta. De esta manera todo el mundo tendrá a su disposición las explicaciones que precise y se evitarán errores.
- Revisión periódica del plan de cuentas. La estructura del plan de cuentas no tiene por qué ser para toda la vida. A medida que las empresas crecen y surgen nuevas líneas de negocio o delegaciones la empresa tendrá que adaptar su sistema de cuentas contables. Es conveniente reflejar en el plan de cuentas de la empresa la fecha de la última revisión.
- Selección de los conceptos más significativos. Debemos pensar que es lo que queremos obtener de nuestra contabilidad y cuáles van a ser los indicadores clave que utilizaremos para tomar decisiones. Se debe asignar un número de cuenta a cada partida que nos interese separar.
- Agrupar las partidas en función de su naturaleza. Las partidas contables deben estar agrupadas según su naturaleza.
- Jerarquización de las cuentas contables. Se puede realizar un desglose contable que vaya desde lo más general a lo más específico. Para ello utilizaremos los grupos y subgrupos del plan contable.
- Realizar un desglose analítico. Las empresas que cuentan con una contabilidad analítica tendrán un mayor control sobre sus organizaciones, lo que facilitará la toma de decisiones de una manera más ágil y segura.
Gracias al desglose de la contabilidad analítica se puede evaluar la eficiencia y la eficacia de la gestión de unidades de negocio, actividades, centros de costes o de la empresa en su conjunto.
La contabilidad analítica pone el foco en el control de los costes, mientras que la contabilidad financiera está orientada a la contabilización de gastos, ingresos y partidas que integran el balance de situación.
La asignación de los diferentes gastos a centros de costes (CECOS), agrupando éstos en unidades de decisión, control y responsabilidad, es uno de los pilares sobre los que se sustenta la contabilidad analítica, ya que conocer cómo se distribuyen los gastos en la empresa es fundamental para una correcta gestión empresarial.
El CEF.- es consciente de la importancia que para los contables y financieros tiene contar con una buena formación. Por ello, ofrece a los interesados en formarse en estas aéreas, un amplio abanico de programas formativos en materia contable y financiera, así como programas más avanzados como el Máster en Dirección y Gestión Contable.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-