Cómo puede detectar Hacienda una contabilidad con errores antes de iniciar una inspección
La contabilidad es la base para la cumplimentación de diferentes declaraciones tributarias. Por ello, una contabilidad con errores puede ocasionar importantes contingencias con la Agencia Tributaria.
A pesar de su importancia, no son pocas las empresas que todavía no le dan a la contabilidad la importancia que tiene. En algunas se contratan contables con escasa formación o sin experiencia. La mentalidad de estas organizaciones es poner a una persona que genere el mínimo coste salarial, ya que consideran que el puesto de contable es improductivo. Un error este que suele salir muy caro.
Un trabajador sin la formación y capacitación adecuada para el puesto de contable tiene muchas más probabilidades de cometer errores que acaban dejando huellas visibles en las declaraciones fiscales.
Aunque no todos los errores contables terminan derivando en una comprobación o inspección, muchas incidencias acaban reflejándose en el IVA, el Impuesto sobre Sociedades o la información suministrada por terceros. Las incoherencias entre estos datos pueden actuar como señales de alerta que incrementen el riesgo de revisión por parte de Hacienda.
Conocer qué aspectos pueden llamar la atención de la Administración Tributaria permite identificar posibles debilidades en la contabilidad de la empresa y corregirlas antes de que generen comprobaciones fiscales o sanciones de Hacienda.
El rastro contable en las declaraciones tributarias
Aunque la contabilidad y la fiscalidad no son exactamente lo mismo, ambas mantienen una relación muy estrecha. En la práctica, gran parte de los impuestos que pagan las empresas se calculan a partir de información que tiene su origen en los registros contables.
El IVA repercutido y soportado procede de las facturas registradas por la empresa. Del mismo modo, el resultado contable constituye el punto de partida para determinar la base imponible del Impuesto sobre Sociedades mediante los correspondientes ajustes extracontables.
Por esta razón, una contabilidad con errores suele terminar reflejándose de una u otra forma en las declaraciones tributarias. Las diferencias entre modelos relacionados, las rectificaciones recurrentes o determinadas variaciones difíciles de justificar pueden convertirse en indicadores de riesgo para la Agencia Tributaria.
A ello se suma la creciente disponibilidad de información procedente de declaraciones informativas, operaciones intracomunitarias, entidades financieras y otros contribuyentes, que facilita la realización de comprobaciones automatizadas y cruces de datos cada vez más sofisticados.
Incoherencias que pueden llamar la atención de Hacienda
No existe una lista oficial de circunstancias que determinen el inicio de una comprobación tributaria. Sin embargo, determinados comportamientos suelen resultar especialmente llamativos desde la perspectiva del análisis de riesgos fiscales.
Uno de ellos es la existencia de diferencias significativas entre la evolución de la actividad de la empresa y los resultados declarados. Por ejemplo, incrementos sostenidos de facturación, plantilla o volumen de operaciones acompañados de beneficios muy reducidos durante varios ejercicios consecutivos.
También pueden generar interés determinadas desviaciones respecto a los márgenes habituales del sector. Aunque cada empresa tiene circunstancias particulares, las diferencias muy acusadas suelen requerir una explicación económica razonable.
Otro foco habitual de atención son las discrepancias entre la información declarada por la empresa y la suministrada por terceros. Los datos incluidos en declaraciones informativas, operaciones intracomunitarias o determinados registros fiscales permiten detectar inconsistencias que posteriormente pueden ser objeto de comprobación.
Las rectificaciones continuas de declaraciones, la presentación frecuente de autoliquidaciones complementarias o la existencia de errores repetitivos también pueden evidenciar deficiencias en los procedimientos administrativos y contables de la entidad.
Por sí solos, estos indicios no prueban la existencia de una infracción tributaria. Sin embargo, sí pueden contribuir a que una empresa sea objeto de una revisión más detallada.
Errores contables que suelen acabar teniendo reflejo fiscal
Muchos errores se trasladan a los diferentes modelos tributarios que tiene que presentar la empresa, lo que puede implicar pagar más o menos impuestos de los que correspondería.
Un ejemplo habitual es la valoración incorrecta de las existencias. Aunque Hacienda no conoce directamente el inventario físico de la empresa, una valoración errónea puede alterar los márgenes empresariales y provocar resultados significativamente distintos de los que cabría esperar en función de la actividad desarrollada.
Algo similar ocurre con la aplicación incorrecta del principio de devengo. La imputación de ingresos o gastos en ejercicios distintos de aquellos en los que realmente se generan puede producir oscilaciones anómalas en los resultados declarados y alterar la coherencia entre la evolución de la actividad y la tributación de la empresa.
Las amortizaciones también constituyen una fuente frecuente de incidencias. La utilización de criterios incorrectos o la aplicación de porcentajes no ajustados a la normativa fiscal puede afectar a la determinación de la base imponible del Impuesto sobre Sociedades y originar ajustes posteriores.
Otro problema habitual es la contabilización de gastos cuya justificación documental resulta insuficiente. Aunque el gasto figure registrado contablemente, su deducibilidad fiscal puede verse cuestionada si la empresa no dispone de la documentación necesaria para acreditar su realidad y vinculación con la actividad económica.
Asimismo, la existencia de saldos antiguos pendientes de regularización en cuentas de clientes, proveedores, acreedores o deudores suele ser un indicador de debilidades en los procedimientos de revisión y cierre contable. Estas partidas pueden acabar generando ajustes cuando son analizadas en una comprobación tributaria.
Cuando una incidencia contable termina convirtiéndose en una comprobación
La existencia de errores contables no implica necesariamente la comisión de una infracción tributaria. Tampoco supone que vaya a iniciarse automáticamente una inspección.
Sin embargo, cuando las incidencias contables generan incoherencias visibles en las declaraciones fiscales o en la información disponible para la Administración Tributaria, aumentan las probabilidades de que la empresa sea objeto de algún tipo de actuación de comprobación.
Por este motivo, resulta recomendable realizar revisiones periódicas de la contabilidad, conciliar adecuadamente la información financiera y tributaria y analizar con especial atención aquellas partidas que puedan tener un impacto relevante en los impuestos declarados.
Una contabilidad correctamente llevada no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. También mejora la calidad de la información utilizada para la toma de decisiones y reduce el riesgo de ajustes, requerimientos e inspecciones de Hacienda.
En definitiva, Hacienda no necesita acceder de forma inmediata a todos los registros contables de una empresa para detectar posibles anomalías. En muchos casos, las incoherencias que determinados errores generan en la información tributaria son suficientes para justificar una revisión más detallada. Por ello, mantener una contabilidad rigurosa constituye una de las mejores herramientas para prevenir riesgos fiscales y evitar contingencias con la Administración.
Muchos de los errores que aparecen en la contabilidad de las empresas no tienen su origen en una actuación intencionada, sino en carencias formativas o en una aplicación incorrecta de los criterios contables. Disponer de conocimientos sólidos en esta materia resulta fundamental para elaborar información financiera fiable y reducir riesgos fiscales.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-