José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga

Hoy en día, es habitual que los programas de contabilidad y gestión permitan la exportación de datos a Excel, de manera que se facilita a los usuarios la manipulación de la información. La exportación de la información a una hoja de cálculo permite de una manera relativamente sencilla la obtención de cuadros de mando, ratios y otros tipos de indicadores.

Además Excel es un programa muy utilizado para la recogida de información, que se cumplimenta directamente en diferentes plantillas de hojas de cálculo, de manera que es habitual que muchas empresas utilicen plantillas en Excel para la gestión de su caja, cobros con TPV, previsiones de tesorería, etc.

El potencial de Excel es tal que prácticamente podríamos decir que permite tener un mini big-data al alcance de cualquiera, ya que una vez están los datos recogidos en una hoja de cálculo, la utilización de las tablas dinámicas facilita el tratamiento de la información y la obtención de informes a medida.

La valoración de existencias se contempla en el Plan General Contable, en su segunda parte, dentro de las normas de registro y valoración, donde se determina que la valoración de los bienes y servicios se realizará por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción.

Una buena gestión y control del almacén y una correcta valoración de las existencias son factores determinantes para el éxito de muchas organizaciones, ya que en empresas con inventarios importantes un deficiente control puede derivar en mermas, obsolescencias, caducidades o hurtos.

La correcta imputación de los ingresos y gastos al ejercicio correspondiente tiene dos puntos de vista, desde la óptica contable y desde la fiscal. En ocasiones, determinados gastos o ingresos de cuantía significativa alterarían notablemente el resultado contable y fiscal de las sociedades si no se realizaran determinados ajustes encaminados a depurar el resultado, tanto contable como fiscal.

Imputación temporal de ingresos y gastos: criterio contable

Las cuentas anuales deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales, por lo que, en la contabilización de las operaciones, se atenderá a su realidad económica y no solo a su forma jurídica.

Un cuadro de mando integral (CMI) es una herramienta de control de gestión, que ayuda a los directivos de las empresas y controllers a controlar la actividad empresarial, monitorizando el seguimiento de los objetivos definidos en el plan estratégico, tanto a nivel general, como de las diferentes áreas, secciones o unidades, utilizando para ello indicadores que permiten detectar y actuar sobre las desviaciones.

Para la implantación de un CMI, los directivos deben realizar antes una reflexión estratégica, para que esta refleje las interrelaciones entre las diferentes áreas de la empresa y para definir los indicadores clave del negocio, los cuales se pueden implementar utilizando la modelización financiera o un sistema de business intelligence, que facilite la captura de los datos, su gestión, el análisis y la generación de informes o reporting.

Las exportaciones españolas de mercancías continúan creciendo, alcanzando los 21.440 millones de euros en enero de 2017, lo que supone un incremento del 17,4 % respecto al mismo periodo del año anterior, mientras que, por su parte, las importaciones crecieron un 19 %, hasta los 24.574 millones de euros.

Con estas cifras, se hace patente que la globalización e internacionalización de las empresas españolas continúa avanzando imparablemente, por lo que la intensificación de las operaciones con el exterior exige a la empresa estar preparada en diferentes ámbitos.

Así, como en otras profesiones, la falta de pericia se pone rápidamente de manifiesto, en la contable, los errores pueden tardar en detectarse. Sin embargo, para que la falta de pericia tarde en detectarse, tiene que estar en consonancia con otros tres factores:

• La falta de control de esa actividad contable.
• La falta de conocimientos de la persona que debería supervisar la contabilidad, ya que será difícil realizar control alguno si no se tienen unos conocimientos básicos de contabilidad.
• La falta de tiempo para analizar y supervisar la información contable, que posponga reiteradamente los debidos controles.

El control de gestiónes aquella parte del proceso empresarial que contribuye al cumplimiento de los objetivos y realización de la estrategia, siendo además una actividad transversal que abarca diferentes áreas de actividad dentro de la empresa, ya que una de sus principales funciones es la confección de presupuestos y su seguimiento, siendo esta una tarea en la que están implicados todos los departamentos de la empresa.

Se hace, por tanto, necesaria la colaboración y el compromiso de los diferentes responsables operativos para realizar un control eficiente, ya que son estos los encargados de identificar y explicar las desviaciones que se originan en sus departamentos, en relación con los presupuestos.

Mientras esperamos a la digitalización masiva de las comunicaciones entre las empresas, en las que todas las facturas se reciban en formato electrónico y se contabilicen automáticamente, estas continúan llegando a la mayoría de las empresas por múltiples vías. Recopilar todas las facturas para su contabilización requiere conocer cuáles son todas las vías por las que se reciben, algo que puede entrañar cierta dificultad, ya que estas pueden ser muy diversas.

A lo largo de la carrera profesional de cualquier persona que se dedique a la gestión empresarial y financiera, es relativamente frecuente que se produzcan cambios de empresa, así como en las aplicaciones de gestión y contabilidad que utiliza en su operativa diaria. Sin embargo, hay una constante, la utilización de Excel aplicado a la gestión administrativa y al diseño y manejo de diferentes modelos financieros, así como al tratamiento de la información generada en el desarrollo de la actividad de la empresa.

El cierre contable de un ejercicio es uno de los temas más delicados que afrontan los departamentos de contabilidad, asesorías, gerentes y administradores de las empresas. Si la contabilidad no refleja la imagen fiel de la empresa, esto puede tener importantes repercusiones sobre empleados, el propio administrador o terceros. Por poner algunos ejemplos: si se disminuye el resultado por errores contables, esto puede afectar al gerente de la empresa de manera negativa o provocar despidos de trabajadores; si hay gastos que no se registran y se aumenta el resultado, se incrementará la tributación en el impuesto sobre sociedades y la gestión de la organización reflejaría una imagen mejor que la real.