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La búsqueda de la optimización de los procesos contables suele ser uno de los objetivos estratégicos de los directores financieros (CFO), controllers y contables, ya que la mejora de estos procesos redunda en una más rápida y fiable obtención de informes contables y financieros. Estos informes son vitales para la toma de decisiones, por lo que las empresas suelen invertir en la mejora de sus aplicaciones contables y financieras.

Una vez cerrada la contabilidad del ejercicio, las empresas tienen de plazo hasta el próximo 30 de abril para legalizar sus libros contables. Esta obligación debe realizarse como máximo en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

Aunque la legalización de los libros contables se ha modernizado con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, en la que cambió la forma de presentación de los libros contables, para que su cumplimentación se realice en soporte electrónico y su presentación en el Registro Mercantil se realice por vía telemática, los recientes cambios normativos y los avances tecnológicos, ponen en cuestión esta obligación, sobre todo desde la entrada en vigor de la Ley Antifraude.

¿Por qué se legalizan los libros contables?

La razón por la que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos. Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.

Para facilitar la actualización de la organización interna de los auditores y sociedades de auditoría y una transición gradual a las nuevas disposiciones sobre organización interna recogidas en el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (en adelante LAC), aprobado por Real Decreto 2/2021, de 12 de enero (en adelante, RLAC), se publican las presentes expectativas supervisoras, que constituyen el entendimiento que tiene el supervisor sobre la adecuada interpretación de las disposiciones de organización interna de los auditores de cuentas.

Uno de los principales objetivos de la información contable es que sea útil para la toma de decisiones. Si la información contable que se obtiene en una empresa, deja de cumplir esta premisa, entonces solo es útil para cumplir con sus obligaciones mercantiles y tributarias.

La versatilidad de la información que emana de la contabilidad facilita la emisión del reportig y de todo tipo de informes ad hoc. Sin embargo, la información a medida que se facilita desde el departamento contable, en ocasiones, puede caer en desuso, pero por inercia, se pueden seguir emitiendo determinados informes.

El incremento de los costes del transporte motivado por el incremento del precio del petróleo, unido a las tensiones geopolíticas a nivel global, supondrán un refuerzo del comercio con los países de la Unión Europea, lo que implica para la empresas recibir y emitir un mayor número de facturas de operaciones intracomunitarias.

Cada vez es más habitual que las empresas, incluidas las pymes, realicen compras intracomunitarias, muchas de ellas utilizando para ello plataformas de comercio electrónico. Todas estas compras deben ser correctamente contabilizadas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:

Todavía no se han despertado las empresas de la pesadilla del coronavirus, cuando la pesadilla de los efectos de una guerra económica con Rusia se cierne sobre nuestras cabezas. Y eso en el mejor de los casos, ya que si la guerra en el campo de batalla se expande a otros países, los efectos sobre la economía global pueden ser devastadores.
Las empresas ya tuvieron que reflejar en sus estados financieros de estos años anteriores, el impacto negativo de la pandemia y ahora muchas estarán pensando en cómo les puede afectar el conflicto ocasionado por la guerra entre Rusia y Ucrania y la inflación galopante, abanderada por una salvaje subida de la electricidad y del combustible que encarece los costes del transporte.

El principio de prudencia debe aplicarse dentro de las medidas de protección que adopte la empresa para protegerse ante la incertidumbre. Sin embargo, la realidad actual de las empresas en un entorno tan convulso como el actual, supone que hablar de incertidumbre quede hasta ridículo, ya que una empresa solvente puede acabar en la ruina en pocos meses por el impacto de riesgos geopolíticos globales o sanitarios.

Las cuentas anuales deben formularse con la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad. No obstante, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no son obligatorios para las empresas que puedan formular balance y memoria abreviados.

La redacción de los documentos que conforman las cuentas anuales de una sociedad debe ser realizada de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y el Plan General de Contabilidad.

La aplicación de los requisitos, principios y criterios contables de reconocimiento y valoración que se recogen en el Plan General de Contabilidad, deben conducir a que las cuentas anuales muestren la imagen fiel de la sociedad.

La contabilidad y los impuestos están estrechamente relacionados en las empresas, de manera que el trabajo de los contables sirve de base para la presentación de todo tipo de  declaraciones tributarias. Entre estas declaraciones se encuentra el modelo 347.

En el modelo 347 se declaran las operaciones con terceros que hayan superado los 3.005,06 euros (IVA incluido) en el año natural al que se refiera la declaración.

Todos los años, las asesorías y empresas obligadas a la presentación, tienen fijado en el calendario fiscal del mes de febrero el modelo 347, que debe presentarse como tarde el 28 de febrero.

Aunque el modelo 347 no es un modelo tributario recaudatorio, pues se trata de una declaración informativa, los errores pueden salir muy caros, ya que son sancionables, por lo que todos los años es relativamente habitual recibir comunicaciones de clientes y proveedores que buscan cotejar las cifras del modelo 347 para evitar discrepancias entre las declaraciones.

La correcta definición y estructuración del plan contable de una empresa tiene gran importancia, ya que más allá del cumplimiento de los requisitos legales de presentación de las cuentas anuales, cada cuenta contable nos puede dar una valiosa información que nos facilite la toma de decisiones.

Mediante el registro o reconocimiento contable se incorporan al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias o el estado de cambios en el patrimonio neto, los diferentes elementos de las cuentas anuales.

Sin embargo, las cuentas contables se pueden desglosar en subcuentas siempre que no se modifique la raíz que defina la partida contable que se registra. El desglose de las cuentas nos permite, por ejemplo, conocer lo que gastamos en electricidad, si separamos en diferentes cuentas contables los diferentes suministros de la empresa que se registran en la cuenta 628.

Para su elaboración es importante dedicar algo de tiempo a su planificación, si es que realmente queremos utilizar la información contable para algo más que para la presentación de las cuentas anuales obligatorias.

Los próximos días 17 y 18 de febrero se celebrará en II Encuentro Internacional de Economistas Contables que reunirá a expertos en el ámbito contable para abordar temas de gran actualidad y cuyo título en esta ocasión es “El camino contable desde la información financiera a la no financiera sostenible y digital”